Informativa sulla protezione dei dati personali dell’Hotel Coronado - Mendrisio

La presente informativa illustra come trattiamo i vostri dati personali, per quali scopi vengono utilizzati, a chi vengono divulgati e quali sono i vostri diritti relativamente al trattamento dei vostri dati personali.

Dati di contatto del Titolare del trattamento dati

Titolare del trattamento dati è Piccadilly SA (nel seguito “Titolare”).

Eventuali domande sulla protezione dei dati o sulle modalità di trattamento dei dati personali possono essere rivolte per posta al seguente indirizzo:

Piccadilly SA
Via Carlo Diener 13
6500 Mendrisio

o per email scrivendo a: [email protected]

Consulente per la protezione dei dati (CPD)/ Data Protection Officer (DPO)

Il Titolare ha nominato un Consulente per la protezione dei dati, che può essere raggiunto al seguente indirizzo email: [email protected]

Definizioni

Per dati personali si intendono tutte le informazioni concernenti una persona fisica identificata o identificabile.

Per trattamento si intende qualsiasi operazione relativa a dati personali, indipendentemente dai mezzi e dalle procedure impiegati, segnatamente la raccolta, la registrazione, la conservazione, l’utilizzazione, la modificazione, la comunicazione, l’archiviazione, la cancellazione o la distruzione di dati.

Per titolare del trattamento si intende il privato o l’organo federale che, singolarmente o insieme ad altri, determina lo scopo e i mezzi del trattamento;

Per responsabile del trattamento si intende il privato o l’organo federale che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento.

Riferimenti normativi

In Svizzera il trattamento dei dati personali è disciplinato dalla Legge federale sulla protezione dei dati (LPD) del 25 settembre 2020 (Stato 1° settembre 2023) e dalla Ordinanza sulla protezione dei dati (OPDa) del 31 agosto 2022 (Stato 1° settembre 2023).

Il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 sulla protezione dei dati (GDPR), si applica al trattamento dei dati personali di interessati che si trovano nell'Unione, se effettuato da un titolare del trattamento o da un responsabile del trattamento che non sono stabiliti nell'Unione, quando le attività di trattamento riguardano l'offerta di beni o la prestazione di servizi ai suddetti interessati nell'Unione, indipendentemente dall'obbligatorietà di un pagamento dell'interessato.

Norvegia, Liechtenstein e Islanda, in quanto membri dello Spazio Economico Europeo (SEE), sono ugualmente assoggettati al GDPR. Nel Regno Unito si applica l’UK GDPR.

Gli interessati provenienti da altri paesi, oltre alla Svizzera e a quelli appartenenti allo Spazio Economico Europeo, possono consultare la sezione “Diritti degli interessati” per avere piena consapevolezza dei loro diritti.

Scopi del trattamento

Raccogliamo i vostri dati personali principalmente per le finalità derivanti dal vostro soggiorno in hotel. Se avete acconsentito al trattamento dei vostri dati personali per finalità di marketing, trattiamo i vostri dati personali per informarvi su iniziative e promozioni della nostra stuttura.

In particolare i vostri dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

Prenotazioni e comunicazioni

Prenotazioni per le sistemazioni in hotel e per i servizi correlati; comunicazioni prima dell’arrivo, quali preferenze degli ospiti, richieste di servizi aggiuntivi, richieste di modifica della prenotazione, registrazione dei depositi cauzionali.

Reception e servizi durante il soggiorno

Check-in all’arrivo e registrazione dei dati personali degli ospiti. Fornitura di servizi da parte dell’hotel, quali parcheggio, trasferimenti con taxi o navette, utilizzo della zona relax e fitness, utilizzo dell’eliporto.

Accordi con fornitori esterni di servizi per conto degli ospiti, quali tour, escursioni turistiche, servizi di taxi, prenotazioni di ristoranti ed eventi.

Gestione delle richieste degli ospiti. Ad esempio per il servizio in camera, per l’uso della lavanderia, per richieste di manutenzione delle strutture.

Gestione dei reclami degli ospiti.

Check-out alla partenza ed elaborazione dei pagamenti.

Riunioni ed eventi

Prenotazione degli eventi, prenotazione di sale riunioni, gestione delle richieste e dei servizi associati a riunioni ed eventi come ad esempio il catering.

Verifica dei nomi dei partecipanti, eventuali accordi con servizi di sicurezza per la gestione dell’accesso agli eventi.

Accordi con fornitori esterni di servizi per conto dei partecipanti, quali servizi audiovisivi e di trasporto.

Servizio di cibo e bevande

Prenotazioni per il ristorante, raccolta di informazioni sulle esigenze alimentari o su altre limitazioni o necessità personali di un ospite al momento dell'ordinazione degli alimenti, registrazione delle preferenze e dei gusti per offrire un servizio personalizzato agli ospiti.

Obblighi legali e fiscali

Obbligo di conservare le registrazioni contabili e la documentazione fiscale relativa al soggiorno degli ospiti.

Obbligo di rispondere alle richieste delle autorità pubbliche.

Esecuzione di procedimenti legali in cui sia coinvolto l’hotel o il Titolare del trattamento dati.

Gestione della sicurezza e delle emergenze

Gestione della sicurezza degli ospiti, dei partecipanti a riunioni ed eventi, dei visitatori e del personale dell’hotel.

Risposta alle emergenze in caso di incendio, allagamento o eventi particolari, infortunio o malattia, vandalismi e minacce.

Monitoraggio delle immagini raccolte dalla videosorveglianza.

Marketing e newsletter

Iniziative di marketing, promozioni pubblicitarie, gestione di carte fedeltà per i clienti.

Newsletter sui servizi dell’Hotel e sulle iniziative per gli ospiti.

Promozione di prodotti o servizi offerti da partner dell’hotel.

Categorie di dati personali trattati

I dati personali che raccogliamo sono solo quelli necessari per offrire ai nostri ospiti i migliori servizi e per adempiere ai requisiti di legge o per rispondere a esigenze di sicurezza. Le categorie di dati personali che trattiamo, comprendono:

Dati di identificazione

Dati anagrafici, come titolo, nome completo, indirizzo, data di nascita, nazionalità, indirizzo e-mail, numero di telefono.

Documenti di identità

Copia di un documento di identità valido, come il passaporto o la carta di identità e i dati personali in esso contenuti.

Dati per la fatturazione

Intestatario della fattura, se diverso dall’ospite, dati della carta di credito o di debito o altri mezzi di pagamento.

Preferenze

Se acconsentite a fornirci informazioni sulle vostre preferenze, saremo in grado di offrirvi un servizio personalizzato. In questo caso potremmo raccogliere dati quali la lingua desiderata per le comunicazioni, le esigenze alimentari, le richieste per la sistemazione in camera, le preferenze alimentari e più in generale i vostri interessi.

Immagini della videosorveglianza

Raccogliamo le immagini della videosorveglianza solo nelle zone comuni dell’hotel, come la reception, i corridoi o il parcheggio. Le riprese della videosorveglianza sono trattate solo per motivi di sicurezza, sono visibili solo dal personale autorizzato e possono essere consegnate alle autorità solo in presenza di una richiesta scritta del Procuratore Pubblico.

Dati personali relativi ai gruppi

Per i gruppi riceviamo una lista con i dati personali dei partecipanti che ci viene fornita dall’organizzatore che comprende solo titolo, nome completo, data di nascita e domicilio. Al momento del check-in è responsabilità del tour leader, confermare la validità dei dati personali contenuti nella lista.

Destinatari o categorie di destinatari

Nel trattamento dei vostri dati personali, rispettiamo rigorosamente i principi di Protezione dei dati personali sin dalla progettazione (Privacy by design) e Protezione dei dati per impostazione predefinita (Privacy by default). Concretamente questo significa che all’interno della nostra struttura, i vostri dati personali sono visibili solo al personale autorizzato che ne ha bisogno per compiere il proprio lavoro.

Comunichiamo i vostri dati personali a terzi solo nella misura in cui essi necessitano dei vostri dati personali per lo svolgimento delle loro mansioni.

I vostri dati personali sono comunicati alle seguenti categorie di soggetti che agiscono in qualità di Responsabili del trattamento o Autonomi titolari del trattamento e ai loro dipendenti o collaboratori:

Fornitori di servizi ICT

Ad esempio società informatiche che ricevono l'accesso ai sistemi IT, fornitori di spazi di archiviazione esterno o partner di outsourcing, compagnie telefoniche.

Fornitori di servizi fiduciari

Ad esempio fiduciari, revisori dei conti, consulenti.

Fornitori di servizi di sicurezza

Ad esempio società che operano nel settore della sicurezza o della videosorveglianza.

Fornitori di servizi di marketing

Se ci avete fornito il vostro consenso per offrirvi servizi di marketing diretto, ad esempio promozioni, sconti, newsletter e altre proposte personalizzate, possiamo dover condividere i vostri dati personali con fornitori di servizi di marketing che ci aiutano ad assicurarvi un’esperienza sempre migliore nella nostra struttura.

Altri partner commerciali

Se avete richiesto un servizio esterno alla nostra struttura, ad esempio servizi di trasporto, intrattenimento o ristorazione, possiamo dover condividere i vostri dati personali con i nostri partner commerciali. In questo caso condividiamo solo le informazioni essenziali per permettere ai nostri partner commerciali di offrirvi un servizio personalizzato.

Autorità

Condividiamo i vostri dati personali con le autorità quando siamo tenuti a farlo per un obbligo di legge.

I destinatari sono tenuti a rispettare in ogni momento l'obbligo di riservatezza e la normativa applicabile in materia di protezione dei dati e a mettere in atto le misure tecniche e organizzative adeguate per garantire i vostri dati personali e proteggerli da un trattamento non autorizzato o illegale, dalla perdita accidentale, dall'alterazione, dalla divulgazione o dall'accesso.

Basi legali

Trattiamo i vostri dati personali per le finalità sopra descritte, sulla base dei seguenti motivi giustificativi:

Per la conclusione e l'esecuzione di un contratto

Quando raccogliamo ed elaboriamo i vostri dati personali per svolgere la nostra attività. Ad esempio per organizzare il vostro soggiorno in hotel, per riunioni ed eventi e per tutti i servizi che la nostra struttura è in grado di offrirvi.

Per adempiere a un obbligo di legge a cui il Titolare è soggetto

Quando trattiamo i vostri dati personali per adempiere a un obbligo di legge. Ad esempio per rispondere alle richieste delle autorità.

Per un interesse legittimo del Titolare

Quando i vostri dati personali sono usati per motivi di sicurezza. Come ad esempio la registrazione delle immagini di videosorveglianza all’interno della nostra struttura e nelle aree ad essa collegate.

Sulla base del vostro consenso

Laddove è necessario il consenso, ad esempio per finalità di marketing, solo nella misura in cui questo può essere revocato in qualsiasi momento.

Periodo di conservazione dei dati personali

Conserviamo i vostri dati personali solo per il tempo necessario agli scopi per cui sono stati raccolti. Trattiamo e conserviamo i vostri dati personali per un periodo più lungo se siamo obbligati a farlo a causa di obblighi legali o contrattuali o se abbiamo un interesse giustificato a farlo (ad esempio per l'esercizio o la difesa di rivendicazioni legali fino alla scadenza dei termini di prescrizione).

In linea di principio conserviamo i vostri dati personali in conformità alle seguenti disposizioni:

tutti i dati personali raccolti per l’esecuzione di un contratto vengono conservati per un massimo di 10 anni dopo la sua conclusione in adempimento alla normativa fiscale;

nel caso di contenzioso giudiziale, i dati personali saranno conservati per tutta la durata dello stesso, fino all'esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione;

le immagini della videosorveglianza sono conservate per una massimo di 30 giorni dalla raccolta, salvo nel caso vi sia una richiesta delle autorità per l’accertamento di fatti avvenuti nella nostra struttura e nelle aree ad essa collegate;

i dati forniti per finalità di marketing saranno conservati fino alla revoca del consenso.

Decorsi i termini di conservazione sopra indicati, i dati personali saranno distrutti o resi anonimi.

Conferimento

Il conferimento dei vostri dati personali è necessario per la conclusione e l’esecuzione del contratto e per l’adempimento degli obblighi di legge a cui il Titolare è soggetto. L’eventuale rifiuto, anche parziale, di fornire i vostri dati personali, comporta per il Titolare l’impossibilità di dare corretta esecuzione al contratto e/o a tutti gli adempimenti connessi.

Con riferimento alle finalità per le quali è previsto il consenso, il conferimento dei dati personali è facoltativo. Tuttavia il mancato conferimento comporta l’impossibilità di perseguire le suddette finalità.

Trasferimento di dati personali in un paese terzo

Elaboriamo e memorizziamo i vostri dati personali su server in Svizzera.

Per l’elaborazione dei dati personali basati su tecnologia cloud, lavoriamo solo con fornitori che ci assicurano l’utilizzo di server in Svizzera.

Per qualsiasi domanda sui trasferimenti dei vostri dati personali e sulle garanzie applicate potete rivolgervi in qualsiasi momento ai dati di contatto sopra menzionati.

Diritti degli interessati

Vi informiamo che, in conformità alla Legge federale sulla protezione dei dati (LPD) e al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), potete esercitare i seguenti diritti in relazione al trattamento dei vostri dati personali:

Diritto di accesso: ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che li riguarda e riceverne copia.
Diritto di rettifica: chiedere la correzione di dati inesatti o l'integrazione di dati incompleti.
Diritto alla cancellazione: ottenere la cancellazione dei propri dati personali, nei casi previsti dalla normativa.
Diritto di limitazione del trattamento: ottenere la limitazione del trattamento dei dati in determinate circostanze.
Diritto di opposizione: opporsi al trattamento dei dati per motivi connessi alla propria situazione particolare.
Diritto alla portabilità dei dati: ricevere i dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli a un altro titolare del trattamento.
Diritto a revocare il consenso: revocare in qualsiasi momento il consenso prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.
Diritto di proporre reclamo: presentare reclamo a un'autorità di controllo competente.

Ulteriori garanzie
Le persone interessate godono comunque di tutti i diritti e delle protezioni previsti dalla normativa vigente nel loro paese di residenza o domicilio comprese, a titolo esemplificativo, le tutele riconosciute dal California Consumer Protection Act (CCPA) e dal California Privacy Rights Act (CPRA), dalla Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), dalla Personal Information Protection Law (PIPL) e dal Digital Personal Data Protection Act (DPDPA).

Diritti aggiuntivi riconosciuti in alcune giurisdizioni

In alcune giurisdizioni, come ad esempio la California, gli interessati godono di ulteriori diritti specifici, tra cui:

Diritto di opposizione alla vendita o condivisione dei dati personali: richiedere che i propri dati personali non siano venduti o condivisi con terze parti per finalità commerciali.
Diritto di limitazione dell'uso di dati personali sensibili: richiedere che l'utilizzo dei dati personali considerati "sensibili" sia limitato esclusivamente a quanto necessario per la fornitura dei servizi richiesti o per finalità consentite dalla legge.
Diritto alla non discriminazione: diritto a non subire trattamenti discriminatori per l'esercizio dei propri diritti di privacy, incluso il diritto a non vedersi negati beni o servizi, né ricevere condizioni o prezzi differenti, a meno che tali differenze siano direttamente correlate al valore fornito dai dati personali.

Questi diritti si aggiungono a quelli già riconosciuti e possono essere esercitati con le modalità indicate nella presente informativa.

Esercizio dei diritti
Per qualsiasi richiesta relativa all'esercizio dei propri diritti o per ulteriori informazioni sulla protezione dei dati personali, potete rivolgervi ai dati di contatto del Titolare sopra menzionati o scrivendo una e-mail a: [email protected]

Sicurezza

Abbiamo implementato misure tecniche e organizzative adeguate per mantenere la sicurezza dei vostri dati personali e per proteggerli da un trattamento non autorizzato o illegale, dalla perdita accidentale, dall'alterazione, dalla divulgazione o dall'accesso non autorizzati.

Aggiornamenti dell’informativa sulla privacy

Lavoriamo costantemente per migliorare la nostra offerta e per proporvi sempre nuovi servizi, al fine di garantirvi un’esperienza indimenticabile. Questa attività si riflette anche sul trattamento dei vostri dati personali. Per questo motivo aggiorniamo la nostra informativa sulla privacy per mantenerla allineata con i nostri servizi. Accanto alla didascalia "Ultimo aggiornamento" alla fine di questo testo, potete trovare la data dell'ultima revisione della nostra informativa sulla privacy.

Ultimo aggiornamento: 28.04.2025